Cómo hacer el organigrama perfecto para tu empresa

Dentro del área de Recursos Humanos de cualquier empresa, una de las tareas más importantes a llevar a cabo es mantener el organigrama correctamente armado y, sobre todo, actualizado.

Desafortunadamente, es frecuente asociar el organigrama empresarial a las compañías más tradicionales. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, todas las empresas deben tener un organigrama, para delimitar jerarquías, tareas y responsabilidades.

Ya sea un negocio que recién está empezando o una empresa ya consolidada, es importante estructurar la organización para poder administrar, de manera eficaz, a todo el personal. De este modo, se garantiza la transparencia de los flujos de comunicación entre las áreas de un negocio.

De la misma manera, el organigrama sienta las bases de la compañía, con información esencial para coordinar diversos aspectos de producción, negocio y relaciones interpersonales.

Si la empresa ya cuenta con un organigrama, es sumamente importante revisarlo cada cierto tiempo (bimestral, trimestral, semestral, por ejemplo), para actualizar responsabilidades. Es muy frecuente que se le delegue a un trabajador diferentes tareas y esto puede generar una sobrecarga o una superposición con otro empleado. Contar con un organigrama actualizado, evita estos inconvenientes y mejora el proceso de trabajo.

¿Qué se debe tener en cuenta para hacer un organigrama empresarial?

1. Establece la cadena de mando:

Conocer la cadena de mando es primordial, para determinar la jerarquía del trabajo. Esencialmente, las tareas y obligaciones que tiene cada empleado, cuántos niveles de mando existen, quién toma las decisiones y quién lidera a quién.

Por ejemplo, si un área tiene dos personas a cargo, puede resultar confuso para los empleados. Si no se establece qué responsabilidades tiene cada uno sobre los empleados, estos pueden recibir instrucciones dispares. La solución a esto es definir correctamente la cadena de mando.

2. Segmenta las áreas:

La creación de áreas (o departamentos) es muy importante para la adecuada organización empresarial. De esta forma, se facilita la creación de planes de carrera, formaciones y, en general, dirigir acciones a grupos enteros de empleados.

El área de Recursos Humanos se deberá encargar de esta tarea. Durante este proceso se habrá registrado en qué consiste cada trabajo y se podrán crear las diferentes áreas o departamentos, y se determinará si pueden operar de manera independiente o conjunta. Esto último también debería estar reflejado en el organigrama.

3. Asocia tareas y responsabilidades:

Lo principal a tener en cuenta para este punto es delegar, cada área y empleado debe tener sus tareas y responsabilidades. De esta manera, se pueden detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.

4. Determina el ámbito de control:

Este concepto va estrechamente ligado al punto anterior. Se trata de determinar la amplitud de mando de cada líder, es decir, si los empleados que tiene a su cargo son muchos o pocos (dependiendo del área, los empleados, y el propio líder).

Esto ayuda a definir la independencia (o dependencia) de los empleados. Una persona con un gran ámbito de control tendrá que dejar más libertad a los empleados. Ya es sabido, quien mucho abarca, poco aprieta.

5. De arriba hacia abajo:

Para elaborar el organigrama de una empresa, es importante tener el análisis de puestos y competencias actualizado. Se comienza por el CEO de la compañía y continúa con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, hasta llegar a los niveles más bajos.

6. Asegúrate de que ofrece una visión global:

No sólo debemos enfocarnos en los escalones más altos, sino que debe ofrecer una visión global de la empresa, es decir de todo el equipo de personas que forman parte de ella.

De esta manera, todos se pueden identificar en la estructura de la organización y conocer sus posibilidades reales de movilidad interna (y, por qué no, de ascenso). Un proceso que lleva una transparencia fundamental respecto a las responsabilidades de todos los miembros.

7. Mejora la toma de decisiones:

Revisar si el organigrama está adecuado, o si funciona para la empresa, ¿sirve para tomar mejores decisiones?, ¿se utiliza en momentos clave de la estrategia de negocio?

Un buen organigrama de trabajo permite identificar tareas en curso y dimensionar el desarrollo de nuevas estrategias de negocio y proyectos. En otras palabras, es una garantía de equilibrio global.

8. Un diseño intuitivo:

El diseño del organigrama es un punto clave para su comprensión. Debe contar con una maquetación fácil de comprender y utilizar.

Actualmente, existe software para realizar los organigramas, o plantillas preexistentes en programas de diseño. La forma elegida para realizarlo dependerá del tipo de empresa, la cantidad de empleados, y la comodidad que los que lo realicen.

Un organigrama vertical (y también lineal) es el más común, y es muy provechoso para empresas físicas, con cadena de trabajo presencial. Se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución; válido tanto para organizaciones pequeñas como grandes.  Esta estructura es un poco más rígida en cuanto a autoridad y responsabilidad.

Un organigrama horizontal puede ser más útil para empresas que tengan diferentes sedes en distintas ciudades, o empresas digitales.  Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, sin que las jerarquías cierren la puerta a distintas opiniones e ideas si se fomenta una dinámica dialógica.

Existen más tipos, algunos no tan convencionales, como por ejemplo el circular. Un organigrama circular difumina las jerarquías, facilitando la integración entre áreas. Es decir, un área se va desglosando de mayor a menor importancia.

Sea cual sea el tipo de empresa, y su tamaño, es vital que cuente con un organigrama correcto. En Grupo JGA Consultores, analizamos el área de Recursos Humanos, plantillas, contratos, documentaciones, y les asesoramos en el camino a seguir para tener todo completamente organizado.

Este contenido se ha elaborado únicamente con fines informativos.